在項目任務(wù)書中，問題/機會和目標(biāo)的表述主要是明確:這個項目要解決的問題出在哪里？有哪些錯誤或急需改進的地方；項目的目標(biāo)是什么？也就是團隊的使命，比如這個問題應(yīng)該做哪些改進？達到什么樣的目的。
1、問題陳述標(biāo)準
問題/機會的有效陳述必須遵循以下準則:
①具體:明確說明什么是錯，什么是錯；
②可觀察:描述問題/機會的可見跡象。問題發(fā)生在哪里？
可衡量:這個問題有多大？經(jīng)常發(fā)生？發(fā)生了什么影響？通過回答“多少？”或者“經(jīng)常？”，用數(shù)量表示問題的范圍；
④可控性:如果業(yè)務(wù)(經(jīng)營)沒有開始好轉(zhuǎn)，可能的影響是什么？問題能在6到12個月內(nèi)解決嗎？如果一個問題太大，應(yīng)該把它分解成幾個更小更可控的項目。
比如某公司6 SIGMA項目任務(wù)書中的問題/機會描述:XL04數(shù)字儀器的meter MC的采購流程時間，統(tǒng)計顯示，2010年6-12月，比行業(yè)領(lǐng)先企業(yè)平均多花了5天時間。這種說法是:
①具體:指定一個特殊的過程(采購)和問題是什么(日期和時間)；
②可觀察:相關(guān)數(shù)據(jù)和事實可從內(nèi)部報告和采購記錄中獲得；
③可測量:采購時間以天為單位進行測量；
④可控:將問題限定在一種類型(MC測速器)采購程序。
2.問題陳述中的注意事項
在演示過程中，團隊會注意到以下問題:
①陳述意見時，不應(yīng)包括缺陷原因。
在發(fā)現(xiàn)問題的原因之前，項目團隊需要經(jīng)歷測量和分析階段。關(guān)于原因的預(yù)先形成的想法可能是不準確的、不完整的或錯誤的，并且可能誤導(dǎo)團隊。
②不應(yīng)提出改進方案。
在不知道根本原因的情況下，主觀規(guī)定解決方案，往往會失敗。在不了解原因的情況下提出有效的改進方案是不可取的。
③陳述問題時，不要認定問題的過錯和責(zé)任，更不要指責(zé)。
因為不知道根本原因，所以在責(zé)任和過錯的判斷上可能會有錯誤。況且問題的改善需要組織各部門和相關(guān)人員的積極參與，一味的指責(zé)會影響人們參與項目的積極性。
④不要把幾個問題集中在一個問題的陳述中，要把問題區(qū)分開來，這樣項目才能有效進行。
3.目標(biāo)陳述
目標(biāo)/任務(wù)聲明是團隊明確努力的方向。陳述項目目標(biāo)時，應(yīng)與問題機會陳述一致。目標(biāo)陳述應(yīng)該包含與問題陳述相同的變量和測量單位。如果變量和計量單位不一樣，那么目標(biāo)就無法匹配問題，即使進行了，也不可能解決問題。
